Online boekhouden
-
Auteur:
Mabelle Abraham - Laatst bijgewerkt: 16 april 2024
- Leestijd: 11 minuten
Online boekhouden is het bijhouden van de boekhouding met online boekhoudsoftware. Hieronder staat een overzicht van verschillende boekhoudprogramma’s. Welke is het beste? Dat is voor iedere ondernemer anders. Vergelijk de online boekhoudprogramma’s in 2024 op prijs, functies en voorwaarden. Gebruik de vergelijker op Onderneming.nl en maak zo snel en gemakkelijk de beste keuze voor het bedrijf!
- Gratis 35 dagen proef
- Belastingdienst-link
- Gratis helpdesk
Wat is online boekhouden?
Elke ondernemer moet een financiële administratie bijhouden. De basis van de bedrijfsadministratie is de boekhouding. In boekhoudingen staan de financiële gegevens van het bedrijf. Denk hierbij aan inkomende en uitgaande facturen, belastingaangiftes, balans, winst- en verliesrekening en de urenregistratie. Wat is boekhouden? Dat is niks anders dan het regelmatig vastleggen van alle financiële data. Zo ontstaat er inzicht in de financiële positie van de onderneming. Vroeger werd dit op papier gedaan. Later kwam er boekhoudsoftware, die op de computer geïnstalleerd moest worden. Tegenwoordig spreken we van online boekhouden met een in de cloud gehost boekhoudprogramma. Met enige basiskennis van boekhouden kan de ondernemer zelf aan de slag met zo’n boekhoudpakket. Maar het boekhouden uitbesteden kan ook nog steeds. In dat geval krijgt de boekhouder of accountant toegang tot de digitale boekhouding.
Voordelen van een boekhoudprogramma
De meeste ondernemers kiezen voor online boekhouding omdat dit makkelijk is en tijd bespaart. Het gebruik van een online boekhoudprogramma biedt veel voordelen. De voordelen van boekhoudprogramma’s zijn:
Er zijn veel aanbieders van online boekhoudsoftware. Bovendien is er meestal de keus uit verschillende pakketten. Het ene pakket is duurder dan de ander. Een duurder pakket heeft vaak meer functies dan een gratis boekhoudprogramma. Overweeg daarom eerst welke functies het pakket moet hebben. Is er een uitgebreid pakket nodig? Of volstaat een eenvoudig boekhoudprogramma? Door hét complete boekhoudpakket te kiezen, lopen de voordelen op!
Alleen online boekhouden, of ook facturatie?
In de digitale boekhouding staan alle inkomsten en uitgaven. Naast het online boekhouden, kan de ondernemer daarom ook facturen maken met een goed boekhoudprogramma. Het maken en versturen van facturen heet facturatie. Dit kan de ondernemer zelf doen via bijvoorbeeld Word of Excel. Het maken van facturen is niet moeilijk. Ook is er gratis facturatie software beschikbaar. Wanneer het aantal facturen per maand beperkt is, is dat een prima optie. Maar het kan handig zijn om te factureren via het boekhoudprogramma.
De slimme boekhoudsoftware is aangepast op alle actuele belastingregels. Hierdoor weet de ondernemer zeker dat de facturen voldoen aan alle eisen. Zo wordt bijvoorbeeld het factuurnummer automatisch aangepast. Dit maakt de verwerking van facturen makkelijker en sneller. Ook biedt het boekhoudprogramma meestal extra functies. Bijvoorbeeld om aan te geven of en welk bedrag nog openstaat of wanneer de betalingstermijn is verstreken. Veel ondernemers willen niet te veel geld kwijt zijn aan een online boekhoudprogramma. En kiezen er daarom voor om de facturen zelf te maken en verwerken. Toch maakt online boekhouden inclusief facturatie de kosten van de boekhouding niet veel hoger. Dat komt omdat een boekhoudpakket delen van de factuur en administratie automatiseert, waardoor de kans op fouten kleiner is. En dit bespaart tijd en energie!
Online boekhoudprogramma voor zzp’er
De meeste zzp’ers hebben geen personeel in dienst en versturen een beperkt aantal facturen per maand. Daarom is de administratie van een zzp’er vaak vrij eenvoudig. De boekhouding van een eenmanszaak is makkelijk zelf te doen via een goed boekhoudprogramma. De boekhoudsoftware automatiseert een boel. Zo worden er bijvoorbeeld automatisch journaalposten gemaakt, is het simpel om een balans en winst- en verliesrekening op te laten stellen en kan de zzp’er direct zelf de btw-aangifte indienen vanuit de administratie software. Zo helpt boekhoudsoftware de boekhouding real easy en leuker te maken. Boekhouden voor zzp’er was nog nooit zo simpel!
Wie als zzp’er de online boekhouding zelf wilt doen, kiest eerst een geschikt online boekhoudpakket. Er is verschillende software beschikbaar speciaal voor zzp’ers. In bovenstaand overzicht staan een aantal programma’s, die gericht zijn op de boekhouding van zzp’ers met een eenmanszaak.
Online boekhoudprogramma voor een eenmanszaak
Veel zzp’ers hebben een eenmanszaak met een eenvoudige administratie. Het boekhoudprogramma moet daar goed op aansluiten. Wie een simpel boekhoudprogramma zoekt, doet er goed aan de verschillende opties te vergelijken. Er zijn veel boekhoudprogramma’s. Maar niet elk boekhoudpakket is geschikt voor zzp’ers. Zo zijn er een aantal grote spelers die zich vooral richten op de wat grotere bedrijven. Zo’n boekhoudprogramma is niet handig voor zzp’ers.
Tuurlijk, er zullen zzp’ers zijn die wel een uitgebreide financiële administratie hebben. Bijvoorbeeld als zij werken met veel buitenlandse klanten. In dat geval kan een boekhouder inhuren handig zijn. Al is het maar voor advies. Maar de meeste zzp’ers met een eenmanszaak hebben niet zoveel inkomende en uitgaande facturen. Het bijhouden van de online boekhouding is dan prima zelf te doen. Wel is het belangrijk dat het boekhoudprogramma goed aansluit.
Veel boekhoudprogramma’s bieden een gratis proefaccount aan. Zo kunnen zzp’er het pakket uitproberen en zien of zij hier mee uit de voeten kunnen. Ook lopen de kosten van boekhoudprogramma’s sterk uiteen. Vaak kiezen zzp’ers voor de goedkoopste optie. Een lage prijs is fijn, maar niet altijd slim. Door te investeren in een goed boekhoudpakket zijn de kosten al snel terugverdiend in tijdwinst!
Online vs. offline boekhouden
Online boekhouden is tegenwoordig de norm. Het gebruik van een boekhoudpakket is niet alleen makkelijk, het is ook nog eens veiliger dan offline boekhouden. Dat komt omdat alle gegevens in de cloud worden opgeslagen. Hierdoor is er altijd een back-up en heeft de ondernemer over ter wereld – mits er internet is – toegang tot zijn boekhouding. Ook maakt een boekhoudpakket het doen van de administratie een stuk makkelijker. Zo kan de ondernemer bijvoorbeeld direct vanuit de software zijn btw-aangifte doen. Of stelt het programma automatisch een winst- en verliesrekening op. De boekhoudsoftware is altijd up-to-date. Belastingregels veranderen vaak. Een boekhoudprogramma wordt daar continu op aangepast. Daarnaast heeft een boekhoudprogramma meestal een gebruiksvriendelijke mobiele app, waardoor de ondernemer vanaf elke locatie zijn boekhouding kan checken. En kan de boekhouding gemakkelijk met iemand, zoals de boekhouder, worden gedeeld.
Toch zijn er nog ondernemers die liever offline boekhouden. Ook daar is wat voor te zeggen. Online boekhouden is niet gratis. Er wordt een vast bedrag per maand gerekend voor een abonnement. Sommige ondernemers vinden daarom een boekhoudpakket te duur. En kiezen voor een offline boekhoudprogramma door hun administratie in bijvoorbeeld Excel bij te houden. Vooral startende ondernemers kiezen voor deze weg, en soms is dat ook voldoende. Hier kleven wel een aantal nadelen aan. Zo kan een computer gehackt worden. En kan de ondernemer niet direct vanuit Excel btw-aangifte doen. Ook kan een offline boekhouding niet gekoppeld worden aan een zakelijke rekening.
Wat het beste is, online of offline boekhouden, dat is voor elke ondernemer anders. Beide opties hebben voor- en nadelen. Veel ondernemers beginnen met het bijhouden van de administratie van hun eenmanszaak in Excel. En stappen later over naar een boekhoudpakket.
| Online boekhouden | Offline boekhouden |
|---|---|
| Administratie vanaf elke plek bij te houden | Geen internet nodig |
| Gespreide betaling in de vorm van een maandabbonement | Hogere startkosten |
| Hoeft niet geïnstalleerd te worden | Dient geïnstalleerd te worden |
| Veilig bij een erkend softwarebedrijf | Risico op diefstal en brand-, rook- en waterschade |
| Niet nodig om in te loggen bij de Belastingdienst voor de btw-aangifte | Nodig om in te loggen bij de Belastingdienst voor de btw-aangifte |
Zelf doen of uitbesteden?
Heel veel ondernemers doen hun boekhouding zelf. Zeker zzp’ers, eenmanszaken en kleinere bedrijven kiezen zelf doen boven uitbesteden. En dat wordt mogelijk gemaakt door de komst van online boekhoudsoftware. De boekhouding helemaal zelf doen klinkt als een behoorlijke uitdaging. Toch valt dat wel mee. De slimme boekhoudsoftware is zo ingericht dat iedere ondernemer zelf zijn online boekhouding kan doen.
De kosten van boekhoudpakketten zijn in elk geval een stuk lager dan de gehele boekhouding uitbesteden! Een accountant of administratiekantoor inhuren is namelijk niet goedkoop. Boekhouden in Excel is de goedkoopste optie. Maar is soms niet ideaal. Zeker na een aantal jaar ondernemen kan de financiële administratie ingewikkeld worden. Belastingregels zijn een wirwar en niet iedereen is handig met cijfertjes. Ook speelt de rechtsvorm van het bedrijf mee. De boekhouding van een eenmanszaak is bijvoorbeeld een stuk eenvoudiger dan die van een besloten vennootschap (bv) met deponeringsverplichtingen. Wie liever de boekhouding uitbesteedt, moet dat ook zeker doen. Maar een goed alternatief is online boekhoudsoftware, waarbij een boekhouder kan meekijken.
Kies het boekhoudpakket dat past bij de onderneming
In bovenstaand overzicht staan een aantal boekhoudprogramma’s. Wat de beste is, is voor iedere ondernemer anders. Het slimme online boekhoudpakket moet passen bij de ondernemer én de onderneming. Daarom is een boekhoudprogramma vergelijken belangrijk. Hoe de boekhoudsoftware precies werkt, dat wordt pas duidelijk zodra het in gebruik wordt genomen. Daarom is het handig om een gratis boekhoudpakket uit te proberen. De meeste aanbieders hebben een proefaccount of een X aantal maanden gratis abonnement. Door een paar programma’s uit te testen, wordt duidelijk wat het meest passende en beste boekhoudprogramma is.
Hierdoor wordt alles goed overgedragen en kan een ondernemer weer online boekhouden. Ook hebben sommige aanbieders een gratis overstapservice. Let daar goed op bij het vergelijken van boekhoudprogramma’s.
Veelgestelde vragen
Online boekhouden is tegenwoordig de norm. En dat is niet voor niks. Boekhouden via boekhoudsoftware heeft veel voordelen, zoals altijd en overal inzicht, een veilige back-up, administratie automatiseren, koppeling met de zakelijke bankrekening en direct vanuit de software belastingaangiftes doen. Het verschilt wel per ondernemer of de voordelen opwegen tegen de kosten. Veel startende zzp’ers doen hun boekhouding in Excel, omdat dit het goedkoopste. Maar later stappen zij vaak over naar een online boekhoudpakket.
Er zijn diverse boekhoudprogramma’s, het aanbod is groot. Daarom is er een verschil in prijs en kwaliteit. Ook zijn er aanbieders die zich op een bepaalde doelgroep richten, zoals zzp’ers of juist grote ondernemingen. Omdat er veel aanbod is, is het handig alle boekhoudprogramma’s te vergelijken. Dit geeft inzicht in de verschillen. Bovenstaande vergelijker helpt daarbij. Daarnaast is het slim om een paar gratis proefaccounts te openen. Door het programma zelf te gebruiken, wordt het beste boekhoudprogramma duidelijk te herkennen.
Sommige boekhoudpakketten kunnen bonnen van zakelijke kosten scannen met een bijbehorende app. Zo worden de bonnetjes automatisch aan de online boekhouding toegevoegd. Dit scheelt enorm veel tijd. Nog een stapje verder is het herkennen van bepaalde bonnen. Na het scannen van een bonnetje wordt er specifieke data herkend, zoals de datum en het totaalbedrag.
Ondernemers betalen omzetbelasting. Dit is de btw-aangifte. De btw die een ondernemer ontvangt, draagt hij af aan de Belastingdienst. En de btw die de ondernemer zelf heeft betaald, mag hij aftrekken. Zonder boekhoudprogramma doet de ondernemer dit elke maand, kwartaal of jaar handmatig. Alle btw wordt bij elkaar opgeteld, en via de aangifte omzetbelasting verwerkt. Een online administratiesoftware kan dit proces automatiseren. Het boekhoudpakket heeft dan een directe koppeling met de Belastingdienst. De belastingaangifte wordt dan via de software ingediend.
Er zijn veel boekhoudprogramma’s om uit te kiezen. Veel ondernemers zien daardoor door de bomen het bos niet meer. Een boekhoudprogramma vergelijken helpt bij het maken van de keus. Wel zo handig om dan te weten welke punten belangrijk zijn. Kijk als eerste hoe het maken en inboeken van de facturen werkt. Test dit bijvoorbeeld uit in de proefperiode. Check vervolgens of het boekhoudprogramma een automatische bankkoppeling heeft. Zo worden zakelijke transacties direct in de online boekhouding verwerkt. Als derde is het handig als het programma zakelijke bonnetjes kan scannen en herkennen, dit scheelt enorm veel tijd. Mits dit nodig is natuurlijk. Dat geldt ook voor de uren- en rittenregistratie. And last but not least. Geen zin om uren bezig te zijn met belastingaangiftes? Controleer dan of het online boekhoudpakket een automatische btw-aangifte heeft. En daarnaast is het uiteraard slim om te letten op: gemak, functies, betrouwbaarheid, prijs, storingen en bereikbaarheid van de klantenservice.